Al superar los 50 clientes, la gestión de tu centro deportivo puede convertirse en un dolor de cabeza. Te contamos cómo funciona un buen sistema de reserva de clases y qué beneficios trae a tu negocio.
El 70% de los dueños de gimnasios que contratan un sistema de reserva de clases, lo hacen debido al descontrol en las reservas, las asistencias y la organización de clases.
¿Por qué les sucede esto? En primer lugar, porque no es sencillo hacerlo. Sorprendentemente muchos siguen gestionando su gimnasio desde un Excel o WhatsApp, o incluso con pluma y papel.
Pero por regla general, el sistema de reserva de clases se convierte en un dolor de cabeza al superar los 50 clientes. Le sucede al propietario de 3 centros de 150 clientes cada uno, al dueño del gimnasio boutique, y a la instructora de un pequeño centro de yoga. Seguramente también te puede estar pasando a ti.
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Reservas prehistóricas: una aspirina por problema
Muchos dueños y coaches de centros deportivos continúan utilizando papel y lápiz, aunque esto signifique 365 días estresantes. Cambiar no es fácil para nadie, y tomar la decisión de abandonar el viejo sistema de reserva de clases solo llega cuando salen a la luz los problemas que ocasiona.
Primer problema: el principal problema es el alto margen de error que implica gestionar manualmente las clases. Y no solo a causa de una posible equivocación por parte del dueño, que agendó a Juancito en CrossFit el viernes a las 15 hs, en vez de las 16hs. Sino también por la confusión que pueden generar los clientes al reservar sus clases por WhatsApp. Un día piden la clase de las 8 de la mañana, pero luego se arrepienten y la cancelan 2 minutos antes, argumentando que habían avisado con anticipación en recepción el día anterior. ¡Y ahora no quiere pagar la clase!
Segundo problema: esto nos lleva a un segundo problema mucho más grave. Las personas que asisten a clases sin pagar. Sucede más seguido de lo que crees, especialmente cuando tu centro deportivo supera los 50 alumnos y comienzas a perder contacto directo con ellos. Al no tener un sistema de reservas de clases, que a su vez está asociado a las cuotas y pagos de los clientes, pierdes el control de tu negocio.
Tercer problema: a esta altura tu cabeza puede estar dándote vueltas. Pero lo peor está por llegar. Todo sucede el día que se presenta la inspección de hacienda o el control gubernamental. ¿Tienes todas tus cuentas en orden? ¿respetan tus clases la cantidad de alumnos establecida por las restricciones sanitarias? Si tienes un sistema de reserva de clases puedes sentirte tranquilo como lo hace nuestro cliente en la siguiente imagen. Gracias por el comentario Jacc Strong ?
¿Cómo funciona un sistema de reserva de clases online?
No es ninguna novedad. Hoy en día, el cliente lo hace todo online. Usa la web para conocer gimnasios, compara precios en google y hace sus consultas en redes sociales.
Un sistema de reserva de clase permite a tus potenciales clientes reservar una clase de forma online. Sí, tan simple como eso. Pero un buen sistema de reserva de clases hace mucho más que eso.
Facilita las reservas de los clientes desde su móvil sin salir de casa. Para el dueño del gimnasio, simplifica la programación, reprogramación, reservas y cancelaciones de su negocio en tan solo 3 clic. ¡Menos tinta, menos botones y menos dolores de cabeza!
Por otro lado, un buen sistema de reserva de clases asocia automáticamente el historial de personas, los créditos mensuales, las clases reservadas y los pagos efectuados o por realizar. Esto agiliza el viaje que hace tu cliente por tu negocio desde que activa su cuenta hasta que la renueve año a año.
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Los 4 beneficios de un sistema de reserva de clases
1) Disponibilidad: el sistema de reservas de clase está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, por lo que tus clientes pueden reservar una clase cuando lo deseen, en el momento que lo deseen.
2) Pagos rápidos y seguros: los atletas pagan por adelantado su cuota o membresía de forma online y automática a través de diversos medios de pago. De esa manera, el famoso “luego te pago” o “me olvide el dinero” desaparece de tu vida.
3) Datos y análisis: con un sistema de reserva de clases tienes acceso a una gran cantidad de información valiosa para tu centro. Cuáles son las franjas horarias y las clases más populares, quienes reservan sus clases o adeudan cuotas y muchas más.
4) Calendario de disponibilidad: un sistema de reserva tiene un calendario a la vista de todos, clientes y coaches, en todo momento y desde cualquier dispositivo móvil. Esto evita malentendidos con los clientes por los horarios y asistencias a clases. ¡Un dolor de cabeza menos!
¿Qué características debo tener en cuenta?
El objetivo de un sistema de reserva de clases, es hacer la vida más fácil al dueño o entrenador de un gimnasio. Pero también al cliente, por lo que es importante que el sistema de reserva de clases que elijas contemple las necesidades de ambos. Recuerda: un cliente contento es un dueño contento.
Estas son algunas de las características imprescindibles a la hora de elegir un buen sistema de reserva de clases:
Fácil navegación
Un buen sistema de reserva de clases te lleva adonde quieres ir en 2 o 3 clics. Los menús grandes, cargados de botones y un sinfín de funcionalidades son un posible dolor de cabeza a futuro. Nuestro consejo: mantén las cosas simples.
Adaptable a todos los dispositivos
Asegúrate de que el sistema funcione en dispositivos móviles, tabletas y ordenadores de escritorio. CrossHero, por ejemplo, permite todo y eso y además que visualices las clases en tu página web. Al compartirlas, los clientes pueden explorar todos los horarios disponibles y luego reservar las clases.
Sistema de cuotas y créditos
Un sistema de cuotas y créditos es quizás la parte más importante de tu negocio. Permite organizar los pagos de tus clientes en función de las clases que asisten. Por cada clase que participan se le descuentan créditos, mientras que se les devuelve automáticamente cuando cancelan dentro del plazo estipulado.
En CrossHero, al crear una cuota de un cliente, debes definir los créditos vinculados a ella. Los créditos son el número de reservas, eso es, el número de clases que el cliente puede reservar. Se puede colocar, por ejemplo, 100 créditos mensuales en el período que elijas. Los créditos podrán ser diarios, semanales, mensuales, bimestrales, trimestrales o anuales.
Por su lado, los clientes tendrán la facilidad de elegir una cuota, comprarla y reservar sus clases sin necesidad de que contrates una secretaria para ello. Todo de forma automática.
Personalización de clases, workouts y whiteboard
Un buen sistema de reservas te permite configurar tus opciones de forma personalizada. Cual es el número de clientes que pueden reservar una clase, desde y hasta cuándo podrán hacerlo y/o cancelar. Esto es muy útil a la hora de administrar la cantidad de personas que asisten a tus clases en función de las restricciones sanitarias.
Por otro lado, los workouts y el whiteboard vinculados a cada clase/actividad, sólo serán visibles para los clientes que tengan ese programa en su suscripción. Restringiendo el acceso al resto de clientes y simplificando la administración de tu centro.
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Control de asistencias y ausencias
Cuando una clase se llena, un buen sistema de reservas cuenta con una lista de espera automática. Los clientes que se apunten a la lista de espera, reciben un aviso cuando alguien cancela la reserva de su clase.
CrossHero, por ejemplo, envía una notificación automática a todos los clientes apuntados a la lista de espera, siempre y cuando haya una cancelación de plaza. De esta forma, aquellos que realmente quieran ir podrán reservar su plaza.
Integración con informes y respuestas automatizadas.
La integración entre reservas, perfil de clientes, informes y respuestas automatizadas es uno de los grandes beneficios que aporta un software de gestión para gimnasios.
Con un buen sistema podrás visualizar el historial de tus atletas, asistencia a clases, pagos, etc. Esto te ayudará a tener mayor conocimiento y control de tus clientes y de tu propio negocio. Por otro lado, te permitirá dar rápidas y mejores respuestas.
Es posible que no estés disponible para responder correos electrónicos a medianoche, pero ahora tu sistema puede hacerlo por ti. Una simple respuesta automática te permitirá resolver un problema sin darte cuenta.
CrossHero cuenta con una poderosísima herramienta a favor de los dueños de gimnasio: el engagement automático. Este consiste en el envío emails de forma automática, tal como si tuvieras una recepcionista en tu centro contactando con cada uno de tus clientes de forma muy personal.
El engagement automático te puede evitar muchos dolores de cabeza. Por ejemplo, envía un mensaje a todos clientes activos que están en riesgo alto de abandono (sin reservas entre 16 y 31 días), o a los que recién comienzan un día después de su activación en tu centro.
CrossHero posee un sistema de reserva de clases con todas las características mencionadas. Pero también ofrece muchísimas más funcionalidades al dueño del gimnasio para facilitar la gestión del día a día.
CrossHero automatiza tu gimnasio ofreciendo las siguientes funcionalidades:
1- Pre-reserva y control de clases + Lista de espera:
2- Clases online + sesiones en vivo en su calendario de clases.
3- Engagement automático
4- Informes y Métricas
5- Automatización de cobros y facturación
6- y muchas cosas más
¿Todavía no tienes un sistema de reserva de clases en tu gimnasio?
