¿Cómo lograr un control de accesos y horarios en mi gimnasio?

El control de accesos y horarios es una de las dificultades más graves que afrontan los dueños de gym. La solución… aquí mismo

El gimnasio: un lugar de tránsito permanente

Durante la pandemia, los protocolos de bioseguridad obligaron a dueños de gimnasios y centros fitness a mantener un mejor control sobre los accesos y horarios de sus negocios.

Era muy importante evitar la mayor cantidad de contacto físico posible y mantener un control de aforo de clases de forma permanente.

Si bien hoy, el COVID 19 es casi historia antigua, el control de accesos y horarios sigue siendo un problema capital para todo gimnasio que supera los 50 miembros.

Y es que por un gimnasio pasan cada día decenas de personas. Este tránsito constante de usuarios y del personal de gimnasio, debe estar de alguna forma bien controlado. Tanto por motivos de SEGURIDAD, como también de organización de horarios y clases, de clientes y entrenadores.

Así, es importante disponer de sistemas de acceso y control adecuados que eviten cambios de identidad, uso de carnets caducados, intromisión fuera de los horarios permitidos o desorganización en el calendario de clases.

¿Quieres saber cómo lograr un control de accesos y horarios en tu gimnasio? Descubre todas las opciones que existen para evitarte dolores de cabeza, y mejorar la gestión de tu centro fitness.

¿Qué es un sistema de control de accesos?

En términos simples, un sistema de control de acceso es un sistema electrónico que restringe o permite el acceso de un usuario a un área específica.

Pero lo interesante es cómo lo hace.

El sistema de control de acceso válida la identificación de un cliente a través de un tipo de lectura (clave por teclado, biometría, etc.), controlando un recurso físico. Como veremos a continuación, este puede ser una puerta, un torniquete, una talanquera, u otro).

Por otro lado, son varias las características que debe cumplir un sistema de control de acceso para que pueda garantizar un correcto funcionamiento:

1- Autenticación: el sistema asegura que el usuario que pretende entrar o salir es realmente quien dice ser.

2- Autorización: es la respuesta que se produce luego de la autenticación, para dar permiso de ingreso o egreso.

3- Seguimiento: el sistema muestra la ubicación del usuario dentro del negocio, garantizando seguridad y organización de espacio y tiempo.

5 ventajas del control de acceso en gimnasios

Si quieres mantener un control total sobre tu centro fitness, debes conocer todas las ventajas que tiene utilizar un sistema de control de accesos y horarios. Estas son las 5 principales:

1- Más seguridad dentro de tus instalaciones

2- Menos gasto en personal adicional dedicado al control interno

3- Control del aforo de tus clases en tiempo real

4- Limitación en reservas de clases y accesos por días y horas

5- Obtención de informes y métricas de tu gimnasio, para ser usadas en campañas de fidelización y captación de nuevos clientes.

Tipos de control de accesos

Si estás decidido a instalar un sistema de control de accesos y horarios en tu negocio, es importante que conozcas todas las opciones que existen en el mercado. Y que además, tomes la decisión en función de tus propias necesidades.

Así, muchos dueños de gimnasio, optan por colocar barreras físicas en el ingreso, complementándolas con un sistema de identificación mediante tarjetas magnéticas, llaveros Rfid,  o códigos QR.

Pero cada gimnasio es diferente, y su estrategia de gestión varía y puede ser complementada de distintas maneras.

Estas son las principales opciones que existen hoy en el mercado fitness.

Molinetes de gimnasio

Los molinetes permiten el ingreso de una sola persona por vez. Para funcionar, este elemento debe estar integrado a un software de gestión y a un dispositivo de captura. Llaveros Rfid, biometría o códigos QR se integran al molinete y permiten conocer la identidad del cliente que ingresa y el estado de su membresía.

El uso del molinete descomprime el trabajo del personal de gimnasio, liberándonos de la tarea de control, y permitiéndoles enfocarse en otras áreas más rentables para el negocio.

Puertas gym

Las puertas con cerradura eléctrica controla también el acceso de usuarios del gimnasio. Pero no así la salida.

Por esta razón, muchos especialistas recomiendan, a fin de evitar hacinamientos, contar con varios accesos y salidas. En el caso de contar con una puerta, lo ideal es tener la salida por otro sector alejado de la entrada.

Reconocimiento facial en centro fitness

El control de acceso mediante el reconocimiento facial se adapta mejor a estos tiempos, ya que se evita el contacto manual con los equipos. La ventaja que presenta este método es que no tiene proximidad con el lector, pero la desventaja es que, al ser varios socios los que ingresan a un mismo horario, se podría producir una demora en el ingreso.

Por eso, si buscas un acceso fluido en tu gimnasio, no es recomendable  un lector de reconocimiento facial. En todo caso, se puede optar por cambiar a otro método como un lector de proximidad para llaveros o tarjetas con códigos de barras.

Tarjetas de proximidad de gimnasio

Las tarjetas de proximidad cuentan con la ventaja de que pueden generar ingresos adicionales con la matrícula. Tienen un costo extra para el gimnasio, pero se pueden cobrar como un ítem más en la inscripción.

Otra ventaja es que se pueden personalizar imprimiéndoles la marca del gimnasio. La desventaja de la tarjeta de proximidad es que puede ocurrir que dicha tarjeta se la pasen entre clientes, y si no hay un buen control de acceso, cualquiera podrá entrar al gym.

Código QR en los centros fitness

Otra opción que no requiere contacto físico por parte de los usuarios es el código QR.

La ventaja es que este sistema de control en el gimnasio no necesita de otra persona acercándose al cliente para escanear el código. El socio sólo debe descargar la app y exhibir su dispositivo móvil frente al lector.

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Formas de controlar los horarios en mi gimnasio

Si bien el control de accesos es una de las principales preocupaciones de dueños de gimnasios en todo el mundo. Existe otra.

El control de horarios en las clases. Tanto para los alumnos, como para los entrenadores y coaches.

Naturalmente, llevar un control del aforo de tus clases es una tarea complicada y muchas veces incómoda.

Pues bien, existen varias formas de mantener el control dentro de tu espacio de trabajo.

Las más comunes son:

1- Conteo manual hecho por personal dedicado

2- Cámaras de conteo y aplicativos complementarios

3- Sensores de presencia con los que se puede determinar el número de personas

4- Sistema de control de aforo automático.

El conteo manual, puede parecer la opción más fácil y económica, pero en las circunstancias actuales es ineficiente. Predispone al error humano con terribles consecuencias.

Por otro lado, utiliza un recurso humano que bien podría enfocarse en otro tipo de tareas que generen un ingreso extra para tu gym, como por ejemplo el entrenamiento personalizado con clientes.

Las cámaras de conteo y los sensores de presencia son más eficaces a la hora de implementar un contador de aforo de entrada y salida de alumnos, pero al no estar diseñados específicamente para esa tarea, no terminan cumpliendo su cometido. Es como tomar una aspirina para el dolor de muelas. 

Peligros de no contar con un sistema de control de aforo automático 

La mayoría de los dueños de gimnasio utilizan un software para gimnasio para llevar el control total del aforo de sus clases. Esto no quiere decir que tengas que adquirir un programa de gestión inevitablemente. No obstante, existen una serie de graves peligros para tu negocio si decides hacerlo todo solo y de forma manual.  

1- Alto margen de error.

2- Personas que asisten a clases sin pagar.

3- Pérdida de clientes, ya que muchos de ellos preferirán asistir a un gimnasio donde la experiencia del cliente sea más moderna y satisfactoria.

Siendo sinceros, hoy día, es casi imposible mantener una fiscalización de las personas que entran y salen de tu negocio, sin contar con algún tipo de herramienta tecnológica.

Los sistemas de control de aforo son herramientas que te permiten determinar el número máximo de personas que puede acceder a tu gimnasio. Esto te ayuda a gestionar el acceso de nuevas personas, cuando el aforo se haya completado.

Y es que lo mejor de contar con un sistema para el control de aforo, es que tienes acceso a un sin número de funciones. Como por ejemplo:

1- Control en tiempo real de las personas que están en tu gimnasio.

2- Alertas cuando se sobrepasa el aforo máximo.

3- Acceso a datos (tanto por parte de los administradores como de los clientes) en dashboard o paneles de información inteligentes.

4- Reportes y servicios personalizados de acuerdo con las necesidades de tu empresa.

Controla accesos y horarios en tu gym con CrossHero

Nuestro software para gimnasio te permite integrar todas las herramientas digitales en una sola plataforma. De esta manera, contamos con varias opciones para los gimnasios que utilizan dispositivos de control de acceso.

Si quieres conocer todas, clica aquí.

Pero, además, con CrossHero contarás con un sistema de reservas de clase disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, por lo que tus clientes pueden reservar una clase cuando lo deseen, en el momento que lo deseen.

¡Calendario de clases a la vista de todos, en todo momento y desde cualquier dispositivo móvil!

Gracias a nuestro sistema de control de aforo tendrás acceso a una gran cantidad de información valiosa para tu centro. Cuáles son las franjas horarias y las clases más populares, quienes reservan sus clases o adeudan cuotas y muchas más.

Con CrossHero, tus clientes podrán reservar clases hasta el límite de personas que tú dispongas. Una vez completa la clase, tus alumnos podrán apuntarse a una lista de espera. De existir una cancelación de reserva, nuestro sistema enviará una notificación automática a todos los clientes apuntados a la lista de espera para hacerles saber que se ha desocupado un nuevo lugar.

Otro de los beneficios de CrossHero es el sistema de cuotas y créditos.

Un sistema de cuotas y créditos es quizás la parte más importante de tu negocio. Permite organizar los pagos de tus clientes en función de las clases que asisten. Por cada clase que participan se le descuentan créditos, mientras que se les devuelve automáticamente cuando cancelan dentro del plazo estipulado.

En CrossHero, al crear una cuota de un cliente, debes definir los créditos vinculados a ella. Los créditos son el número de reservas, eso es, el número de clases que el cliente puede reservar. Se puede colocar, por ejemplo, 100 créditos mensuales en el período que elijas. Los créditos podrán ser diarios, semanales, mensuales, bimestrales, trimestrales o anuales.

Por su lado, los clientes tendrán la facilidad de elegir una cuota, comprarla y reservar sus clases sin necesidad de que contrates una secretaria para ello. Todo de forma automática.

Con CrossHero no solo conseguirás controlar el acceso de usuarios, sino también controlar el aforo de tus clases de forma total.

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