Gestionar pagos adeudados en el gimnasio puede ser un verdadero dolor de cabeza. Copia y pega estos hacks para dejar de perder pagos hoy mismo
Gestionar los pagos atrasados como dueño de un negocio de fitness puede ser un verdadero dolor de cabeza. ¿Por qué? Debido a que los clientes de los gimnasios tienden a ser morosos de manera inconsistente.
Cuando tienes innumerables clientes que administrar, realizar un seguimiento de los pagos atrasados o morosos y buscar reembolsos puede resultar costoso. En términos de pérdida de ingresos en el ciclo de facturación perdido, y en términos del valioso tiempo que tú y tu personal de gimnasio dedican a recuperar pagos atrasados.
Según las últimas estadísticas, 1 de cada 3 pagos realizados a pequeños centros fitness se retrasa. El problema se agrava si medimos el tiempo promedio que los clientes demoran en realizar estos pagos: un promedio de 1,2 días hábiles al mes. Es decir, la mayoría de los clientes no suele ser puntuales a la hora de abonar las membresías del gimnasio.
Con el tiempo, los pagos atrasados pueden causar interrupciones importantes en los ingresos mensuales y dificultar la predicción del futuro financiero de tu negocio de fitness. Sin un ingreso estable, puede resultar difícil tomar decisiones de contratación, comprar equipos, expandir tu negocio u obtener un préstamo de un banco.
Entonces, ¿cómo se pueden reducir o eliminar los pagos atrasados en tu negocio de fitness? Toma nota de estos hacks para dejar de perder pagos hoy mismo.
Tabla de contenidos
Apuntalar membresías mensuales
Si te encuentras persiguiendo clientes que han acumulado varias clases no remuneradas más allá de la tarjeta perforada que pagaron, entonces podrías considerar crear o enfatizar una opción de membresía de pago automático mensual.
Las membresías mensuales ayudan a los gimnasios:
1- Proporcionando una relación más duradera con los clientes.
2- Brindando una proyección mucho más predecible de los ingresos mensuales con el tiempo al dueño de gym.
3- Permitiendo rastreabilidad, cuando se utiliza software de fitness, permitiendo recordatorios automáticos de «vencimientos vencidos», así como la configuración de cargos por pagos atrasados.
En la competitiva industria del fitness actual, la mayoría de las empresas de fitness ofrecen paquetes de membresía de gimnasio flexibles de mes a mes sin compromisos a largo plazo. En términos generales, cuanto más tiempo acepte contractualmente el cliente los términos de la membresía y el calendario de pagos, mayor será el descuento que podrá esperar.
Por ejemplo, un contrato de 6 meses o 1 año debería ofrecer al cliente una tarifa mensual más baja que un programa de mes a mes que puede cancelarse después del primer mes.
Las membresías recurrentes deben configurarse para facturar la tarjeta de crédito del cliente o realizar un giro automático desde su cuenta bancaria. El pago en efectivo no funciona aquí porque, como propietario de un negocio, deseas poder facturar a tus miembros automáticamente. No querrás manejar pagos en efectivo de cientos de clientes al mes, donde tendrás que recordarles manualmente que paguen y rastrear los pagos atrasados más adelante.
Renovaciones automáticas de membresía
Otra forma de estabilizar el número de clientes y, por lo tanto, los ingresos es configurar tus planes de membresía para que se renueven automáticamente después de un período de tiempo determinado (esto depende del tipo de membresía que ofrezcas). Para las membresías de mes a mes, por ejemplo, configura la opción de precio para renovar automáticamente después de 6 meses o 1 año para que el cliente sepa que su membresía continuará indefinidamente hasta que tome medidas para cancelarla.
Este formato puede ahorrarte decenas de miles de dólares en planes de membresía que, de otro modo, los clientes podrían permitir que caduquen, especialmente los clientes no comprometidos.
¡Deja de perder pagos en tu gimnasio con CrossHero!
En CrossHero, brindamos soluciones para ayudarte a cobrar los pagos de los clientes sin esfuerzo y de manera eficiente.
¿Estás listo para mejorar definitivamente la gestión de cobros y facturación de tu gimnasio?
Administra los pagos atrasados eliminando las clases no pagadas
Otra herramienta que tienen los propietarios de empresas de fitness para gestionar los pagos atrasados es utilizar una plataforma de software empresarial de fitness para gestionar los contactos de los clientes y el inicio de sesión de clase, de modo que en el momento del check-in, cualquier persona que no tenga un pase de clase o cuya membresía esté en mora sea marcada antes de ingresar.
Mientras el personal de gimnasio está pasando lista, puede hacerle saber fácilmente (y gentilmente) al cliente que no le quedan marcas en su pase y que puede adquirir uno nuevo, o que sus cuotas de membresía no han sido pagadas, y aceptar el pago.
Ayuda mucho a dejar de perder pagos, establecer una cultura en la que el personal sepa que permitir que los clientes acumulen clases no remuneradas no es aceptable. Por un lado, porque es costoso para el negocio. Por otro, porque demuestra una gestión descuidada y, en última instancia, puede generar una mala experiencia para el cliente en tu gimnasio cuando alguien tiene que localizarlo y solicitar el pago más tarde.
Escribe contratos claros y establece expectativas con antelación
Al vender programas de membresía con la intención de hacer la vida más fácil tanto para ti como para tus clientes, deseas tener absolutamente claro los términos y condiciones, incluido cómo se gestionan los pagos atrasados y cómo el cliente puede congelar o cancelar su membresía y qué sanciones en su caso habrá por cancelación anticipada.
Los contratos sólidos de membresía en un gimnasio deben incluir, la información de contacto del cliente, los servicios incluidos en la membresía, fecha de inicio y finalización del contrato, políticas de cancelación, recargos, código de conducta, derechos y sanciones.
¿Cobrar recargos por pagos atrasados?
Cobrar a tus clientes por pagos atrasados puede proteger tu negocio financieramente o podría resultar contraproducente. He aquí por qué los cargos por pagos atrasados pueden ser complicados y por qué es importante establecer cuidadosamente cualquier política de cargos por pagos atrasados en tu gimnasio.
Las cuentas de los clientes pueden recibir pagos tarde por una amplia variedad de razones.
Los motivos más comunes de retraso en los pagos son las tarjetas de crédito vencidas y las tarjetas perdidas o robadas que se cancelan.
A menudo, es posible que tus clientes no se den cuenta de que su tarjeta ha caducado o de que su tarjeta de crédito cancelada o modificada era la que está registrada en tu negocio de fitness.
Entonces, si cobras cargos por pagos atrasados a estos clientes, algunos pueden sentirse penalizados injustamente. En estos casos, es posible que desees considerar ser flexible y renunciar a los cargos en algunas circunstancias.
También es posible que desees considerar permitir que los clientes con contratos de membresía a largo plazo que estén experimentando dificultades financieras congelen temporalmente su membresía y sus pagos durante un período de tiempo personalizado, sin costo adicional.
Por otro lado, ser coherente con las políticas financieras de tu negocio de fitness es fundamental para tu autoridad y éxito a largo plazo.
Algunas empresas de fitness renuncian por completo a los cargos por pagos atrasados para evitar los problemas de servicio al cliente asociados con ellos. Pero si sigues este camino, es mejor configurar el sistema desde el principio para evitar tantos pagos atrasados como sea posible.
Recordatorios automatizados que ayudan a gestionar los pagos atrasados
Siempre es una buena idea comunicarse clara y frecuentemente con los clientes de tu empresa de fitness. Esto también es válido para cuestiones financieras. Al utilizar una plataforma de software para gestionar tu gimnasio o centro fitness, uno de los mayores beneficios es poder configurar recordatorios automáticos, tanto para los administradores como para los clientes del gimnasio.
Aquí hay algunos recordatorios automáticos que podrían ayudarte a administrar y evitar pagos atrasados en tu gimnasio:
El recuento de pases de clase se está agotando. Esta alerta informará a los clientes cuando solo les quede un número determinado (por ejemplo, 1 o 2 clases) en su pase. ¡Esto los alienta a ser conscientes al registrarse y asistir a clases y puede ser un excelente recordatorio para comprar un nuevo pase!
Recordatorio de vencimiento de pago mensual. Esta alerta avisa a los clientes de que su tarjeta de crédito está a punto de ser cargada por su membresía. Esto garantiza que tengan tiempo para asegurarse de que su tarjeta o cuenta esté al día y transferir fondos o actualizar la información de su tarjeta con anticipación para evitar pagos atrasados y cargos asociados.
Alerta de pago de membresía rechazado. Este mensaje es fundamental tanto para el propietario del gimnasio como para el cliente. Del lado del cliente, sabrán que algo salió mal con su tarjeta de crédito y se les pedirá que la revisen y actualicen la información registrada si es necesario. Para el propietario de una empresa de fitness, este recordatorio sirve para advertir que hay ingresos perdidos a los que hay que prestar atención y, potencialmente, la necesidad de comunicarse con el cliente si el problema no se corrige.
Los dueños de gimnasio más inteligentes no dejan sus finanzas libradas al azar. En vez de perder horas elaborando manualmente complicados registros de cuentas morosas, automatizan la facturación y el cobro de pagos con un software de gestión.
¡Deja de perder pagos en tu gimnasio con CrossHero!
En CrossHero, brindamos soluciones para ayudarte a cobrar los pagos de los clientes sin esfuerzo y de manera eficiente.
A través de nuestro sistema, puedes configurar recordatorios automáticos y personalizados para enviar a los clientes cuando las facturas vencen. Además, permítales pagarle mediante transferencia bancaria, débito directo, tarjeta de crédito o débito, en línea, mediante un pago instantáneo o programado, para que puedan liquidar de inmediato.
También te ayudaremos a realizar un seguimiento de tus KPI con informes financieros simples y a mantener informados a tus equipos de ventas y finanzas con comunicaciones, paneles y tareas para ayudar a todos a realizar un seguimiento de sus cuentas por cobrar.
Además, con CrossHero liberas tiempo de tu equipo de finanzas para que se concentre en tareas de mayor valor agregado.
¿Estás listo para mejorar definitivamente la gestión de cobros y facturación de tu gimnasio?
