Una mala gestión de cobros y facturación puede hundir hasta al gimnasio más rentable. Descubre 5 formas de cómo evitarlo
En la actualidad, no contar con un sistema de cobros y facturación moderno y eficiente, puede crear serias dificultades a tu gimnasio. Desde que te paguen fuera de tiempo, hasta llenar una sala con clientes morosos y números en rojo. Y algunos problemas más:
1- Pérdida de tiempo del personal
2- Errores contables
3- Baja de clientes
Pérdida de ingresos y flujo de caja deficiente
Pero si, por otro lado, gestionas adecuadamente la contabilidad de tu negocio, los resultados serán totalmente otros. Tendrás un impacto significativo en los ingresos, recibirás pagos a tiempo, cultivarás buenas relaciones con tus clientes, y poseerás alta liquidez y excedente de caja.
Sigue estos 5 consejos para mejorar la gestión financiera de tu gym y hacer que el cobro de pagos y la facturación sea fácil y eficiente.
¿Cómo gestionar cobros y facturación en el gym?
Tu gimnasio necesita contar con un sistema financiero sólido. Para ello, es vital realizar los cobros a tus clientes correctamente, para poder asumir las responsabilidades de los gastos de renta, equipamiento, materiales, personal de gimnasio, impuestos y gastos fijos (luz, agua, etc.).
Si tu negocio no tiene liquidez, te vas a ver frente a un mar de problemas y con dificultad de administrar tus movimientos y decisiones. Por todo esto, es muy importante tener una buena gestión de cobros, y un sistema de gestión moderno. Para ello, esta son las 5 cosas que debes hacer para mejorar:
Tabla de Contenidos:
1- Utiliza facturación electrónica y pagos en línea
Deshazte del papel, la facturación por correo postal y los cheques en papel. Estos son fáciles de perder y lleva mucho tiempo rastrearlos. En su lugar, cambia a un sistema de facturación electrónica que permita a los clientes realizar pagos fácilmente en línea.
Integra tu facturación y pagos. Esto automatiza el mantenimiento de registros, por lo que hay menos de lo que hacer un seguimiento y disminuye las posibilidades de error humano.
Utilice un software de facturación con procesamiento de pagos integrado, para que los clientes puedan hacer clic directamente desde su factura para iniciar un pago, y el sistema pueda registrar automáticamente el pago por ti (aplicación de efectivo). Esto también te permite configurar opciones para un seguimiento personalizado y sistemático cuando los pagos se atrasan. Tu negocio puede mantenerse al día con el cobro de pagos, mientras mantienes las comunicaciones adaptadas a cada cliente, sin perder tiempo.
¿Problemas para cobrar a tus clientes? ¡Prueba el pago online de CrossHero!
2- Utiliza los KPI correctos
Para asegurarte que tus procesos de cobros y pagos funcionen correctamente, realiza un seguimiento de estas métricas de rendimiento:
Días de ventas pendientes (DVP): esta es la métrica principal que necesitas optimizar para reducir la cantidad promedio de tiempo que lleva cobrar un pago. Trata de mantener tu DVP por debajo de los 30 días.
Promedio de días de morosidad (PDM): Esta es la cantidad de días en promedio que los pagos de los clientes están vencidos. Este es otro número que deseas mantener lo más bajo posible.
Tasa de rotación: este número muestra qué tan rápido estás recaudando ingresos de los clientes (es decir, convirtiendo las cuentas en efectivo) e indica el flujo de efectivo. Mantén este número bajo. Una proporción alta significa que tiene muchas cuentas abiertas con ingresos no recaudados, lo que debería incitarte a revisar tus procesos de facturación y cobro.
Índice de efectividad de cobro (IEC): este es el porcentaje de cuentas que recauda ingresos. Lo ideal es que sea lo más cercano posible a 100, lo que indica que estás cobrando el pago de todos sus clientes.
Las 5 métricas por las que se guían los gimnasios más exitosos
3- Manejar procedimientos de facturación transparentes
Efectúa tu proceso de facturación con claridad y consistencia. Documenta el proceso, para que todos en su empresa sigan los mismos procedimientos.
El proceso de facturación de tu gym debe incluir lo siguiente:
- Períodos de facturación y fechas de facturación.
- ¿Qué información incluir en cada factura (por ejemplo, números de orden de compra, direcciones, etc.)?
- Procedimientos de mantenimiento de registros.
- Procedimientos de cobro por pagos atrasados.
Además de los pasos diarios, semanales y mensuales que debes seguir para facturar a los clientes con precisión, incluye en tu documentación:
Datos de contacto de facturación de cada cliente.
Detalles o pasos de facturación únicos para cada cliente, si corresponde.
Detalles de pago y notas para cada cliente.
4. Establecer estrictas políticas de crédito y cobro
Puedes o no estar interesado en hacer que el crédito esté disponible para algunos clientes. Si lo haces, establece políticas de crédito claras con anticipación para evitar otorgar demasiado crédito a algunos clientes. Haz que sea fácil para cualquier persona en tu negocio determinar si extender un crédito cuando un cliente lo solicite.
Tu política de cobro en el gimnasio debe centrarse en la proactividad en lugar de la reactividad. En lugar de perseguir los pagos atrasados, envía múltiples recordatorios de pago antes de la fecha de vencimiento (en CrossHero contamos con un sistema de recordatorio personalizado, ¡consúltalo aquí!).
Este enfoque de «toque suave», mantiene abierta la comunicación con tu cliente y garantiza que estén al tanto de los próximos pagos.
Otro consejo es que si tienes un cliente que ha acumulado varias facturas vencidas, la próxima vez que envíes la última factura, tómala como una oportunidad para recordarle todas las facturas vencidas. Esta estrategia agiliza el proceso de cobro y evita confusiones a tus clientes.
¿Qué gastos recortar en mi gimnasio durante una crisis económica?
5- Configurar Automatizaciones
Ahorra tiempo y agrega consistencia a tu proceso, al automatizar las comunicaciones con tus clientes, y reduce los procesos manuales cuando sea posible.
La clave de la automatización es automatizar las tareas más tediosas del proceso. Esto generalmente incluye la preparación de correos electrónicos (recordatorios, seguimientos), la extracción de facturas, etc. Automatiza todo lo que sea repetitivo, lento y de bajo valor agregado. En cambio, tu equipo de finanzas debe concentrarse en personalizar las comunicaciones con tus clientes con el tono correcto y enviar facturas y recordatorios en el momento adecuado. Esto es lo que hace la diferencia en recibir el pago a tiempo.
Un software de gestión para gimnasios se encargará de esto por ti. Puedes configurar un correo electrónico de recordatorio de pago, un correo de agradecimiento para enviar al momento del pago y más recordatorios para enviar cuando el pago vence.
La mayoría de las empresas solo envían un saldo o una nota al cliente sin enumerar las facturas pendientes. Por lo general, está en un documento separado y esto es confuso para los clientes. Esto es algo que debe automatizarse, idealmente a través de un portal de clientes o un software de gestión de gimnasios. Esto aclara lo que tus clientes te deben y cuándo deben pagarte. De preferencia, tu empresa debería estar ofreciendo métodos de pago en línea para acelerar este proceso.
Los beneficios económicos de un software para gimnasio
¡Facilita los pagos de tus clientes con CrossHero!
La mayoría de los problemas de pago se deben a que los clientes tienen problemas para recibir, ver o comprender sus facturas, o porque no tienen acceso a un método de pago rápido y conveniente.
¿Sabías que el 70% de los recordatorios de pago son técnicos y no comerciales? Entonces, el problema real aquí no se trata de la transacción real, sino del método de pago. Si deseas que te paguen, debe hacerlo sencillo para tus clientes. Elimina cualquier obstáculo en la experiencia de pago del cliente y, simplifique el proceso. ¿La solución? Configura un sistema que automatice parcialmente tu proceso de automatización y facilita que los clientes te paguen.
Existe una idea errónea común de que los pagos atrasados significan que un cliente es un mal pagador. Con frecuencia este no es el caso. Si tu gimnasio recibe constantemente pagos atrasados, significa que tu factura y estrategia de pago no funcionan. ¿Cómo arreglas esto? Haz que el pago sea extremadamente fácil para sus clientes.
¡Utiliza un software All In One como CrossHero!
Nuestra App permite agilizar tu proceso financiero y automatizar tareas tediosas que hacen perder el tiempo a tu personal y dejan lugar a errores.
En CrossHero, brindamos soluciones para ayudarte a cobrar los pagos de los clientes sin esfuerzo y de manera eficiente.
A través de nuestro sistema, puedes configurar recordatorios automáticos y personalizados para enviar a los clientes cuando las facturas vencen. Además, permítales pagarle mediante transferencia bancaria, débito directo, tarjeta de crédito o débito, en línea, mediante un pago instantáneo o programado, para que puedan liquidar de inmediato.
También te ayudaremos a realizar un seguimiento de tus KPI con informes financieros simples y a mantener informados a tus equipos de ventas y finanzas con comunicaciones, paneles y tareas para ayudar a todos a realizar un seguimiento de sus cuentas por cobrar.
Además, con CrossHero liberas tiempo de tu equipo de finanzas para que se concentre en tareas de mayor valor agregado.
¿Estás listo para mejorar definitivamente la gestión de cobros y facturación de tu gimnasio? Solicita una llamada personalizada con un asesor para conocer tu negocio y ver cómo podemos ayudarte a crecer.
